文员岗位工作总结示例

文员在工作中扮演着重要角色，需全面了解客户订单、工作流程及相关文档，确保制作工艺一致，并及时反馈不明确的指示。文员的言行代表公司形象，需保持得体的交流态度，严禁越权发表意见。工作中应提前评估潜在问题，优化准备工作，重视问题预防。文员负责对接客户与内部各部门的沟通，具备综合性和灵活性，相应承担跟踪生产进度和发货的任务。优秀文员需具备谈判、合作与人际关系处理能力。客户下单需确认产品信息，审单时需检查多个要素。生产管理需注重计划性、准确性和全面性，制定计划需考虑交货期、客户分类等因素。采购工作需计算物料需求并跟踪进度。

一、日常工作

1、全面了解并准备相关的文档资料（包括客户订单、工作流程、最终确认的样品以及确认的意见或修正资料，如有特殊情况，可携带客户样品），确保所掌握的所有资料之间的制作工艺细节一致，并对不明确的指示及时反馈给技术部和销售部，以便进行确认。

2、文员在与各业务单位处理相关事务时，其言行和态度均代表公司的形象，因此在交流过程中必须遵循基本原则，注重言辞得体，保持不卑不亢的态度。严禁以任何个人主观或客观理由对客户（或客户的文员）表现出过激的言辞与行为。在业务处理过程中，不能随意越权发表意见，如遇问题应及时请示并决策。

3、在工作中应提前评估可能出现的问题，并相应加强工作的细致程度，优化前期的准备工作，以减少甚至杜绝潜在问题的发生。工作中应重视问题的预防而不是单纯发现，及时处理问题并总结经验，以此改进未来的工作方式和流程。

二、文员工作重要性的体现

1、文员需直接面对客户及对订单进行后续操作。

2、文员是企业与市场、销售与客户之间沟通的桥梁。

3、文员的工作具备较强的“综合性”和“灵活性”：对外需具备业务人员素质，对内需具备生产管理能力。

4、文员这一角色是指在企业运作中，依据客户订单，跟踪产品（或服务）运作流程的专职人员，承担起企业内各部门及企业与客户之间的沟通桥梁。

5、生产文员：对接收到的客户订单，跟踪产品的生产进度和发货情况，确保如期交货是其主要任务。

6、优秀的文员应具备以下角色或能力：

1）谈判能力；

2）能够与技术团队合作的能力；

3）人际关系的处理能力；

7、客户下单的方式主要有电话（口头）、传真和电子邮件三种，需确认产品的名称、规格、数量、单价、总金额、交期、交货方式、价格条款及付款方式等。

8、审单时需检查以下几点：品名与规格、单价与总金额、数量、交货期、付款方式、包装要求及发货方式。

9、生产管理的特性：

1）计划性：要具备高效、果断的工作习惯，根据情况调整计划；早做计划与晚做的工作量相似，提前进行会更为高效。

2）准确性与及时性。

3）全面性和完整性。

10、制定生产计划应遵循的原则及考虑的因素包括：交货期的优先顺序、客户分类、产能平衡、工艺流程及时间因素等。

11、采购工作需处理两个主要动态数据：一是根据订单计算物料需求量（即通常所说的物料需求计划MRP）；二是将信息转化为物料的进度跟踪。